Biên bản giao nhận là một trong những văn bản hành chính, pháp lý và kế toán quan trọng nhất trong mọi hoạt động kinh doanh. Nó không chỉ đơn thuần là giấy tờ xác nhận việc chuyển giao mà còn là bằng chứng pháp lý hữu hiệu nhất để phân định trách nhiệm, đặc biệt khi chuyển giao các tài sản vô hình như hồ sơ, chứng từ, hay tài liệu mật.
Bạn đang tìm kiếm một mẫu biên bản giao nhận chuẩn để áp dụng trong công việc? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một thư viện mẫu hoàn chỉnh, hướng dẫn chi tiết cách lập bản giao nhận hồ sơ, biên bản giao nhận tài liệu theo từng mục đích sử dụng, và 5 lưu ý vàng để đảm bảo biên bản của bạn có giá trị pháp lý tuyệt đối.
Biên bản giao nhận là gì?
Biên bản giao nhận là văn bản được lập ra để ghi nhận việc chuyển giao tài sản (vật chất hoặc phi vật chất), công việc, chứng từ, hay tài liệu từ một bên (bên giao) sang một bên khác (bên nhận) tại một thời điểm cụ thể.
Giá trị pháp lý của biên bản giao nhận nằm ở khả năng phân định rõ ràng trách nhiệm của từng bên:
- Đối với bên giao: Xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ chuyển giao và chấm dứt trách nhiệm đối với tài sản, hồ sơ đó.
- Đối với bên nhận: Xác nhận đã nhận đủ tài liệu, chấp nhận tình trạng và chính thức bắt đầu trách nhiệm quản lý, bảo quản, hoặc thực hiện công việc tiếp theo.
Chính vì giá trị này, việc lập biên bản giao nhận là bắt buộc trong các nghiệp vụ kế toán, hành chính, và quản lý dự án.
Mẫu bản giao nhận hồ sơ, tài liệu và chứng từ
Mẫu 1: Bản giao nhận hồ sơ / Tài liệu (Bien ban giao nhan ho so/tai lieu)
Mẫu này được sử dụng rộng rãi trong các phòng ban hành chính, nhân sự, hoặc pháp lý khi cần chuyển giao các loại giấy tờ quan trọng như hợp đồng lao động, hồ sơ khách hàng, hoặc hồ sơ pháp lý dự án. Đây là mẫu cơ bản nhất, đáp ứng nhu cầu tìm kiếm bien ban giao nhan ho so và biên bản giao nhận giấy tờ.
Đặc điểm cần có:
- Phải có cột Danh mục chi tiết (Tên hồ sơ, Số lượng/Số trang) và Tình trạng/Ghi chú (Bản gốc/Bản sao công chứng, Tình trạng niêm phong…).
| Danh mục | Số lượng (bộ/tờ) | Tình trạng/Ghi chú |
| Hồ sơ thành lập công ty | 01 bộ | Bản sao y công chứng |
| Bản vẽ thiết kế | 03 bộ | Có đóng dấu thẩm duyệt |
Mẫu 2: Biên bản bàn giao chứng từ kế toán
Đây là mẫu chuyên biệt dành cho bộ phận kế toán, giải quyết từ khóa biên bản bàn giao chứng từ. Việc chuyển giao chứng từ kế toán (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, sổ phụ ngân hàng) phải đảm bảo nguyên tắc đầy đủ và hợp lệ theo Luật Kế toán.
Lưu ý chuyên môn:
- Ghi rõ Kỳ kế toán (Tháng/Quý/Năm) và Số lượng hóa đơn đã sử dụng/chưa sử dụng.
- Biên bản này là căn cứ để kế toán viên thực hiện việc kê khai thuế và lập Báo cáo tài chính.
Mẫu 3: Biên Bản Giao Nhận Thiết Bị / Tài sản
Mẫu này dùng để chuyển giao các tài sản vật chất có giá trị (máy móc, thiết bị văn phòng, công cụ dụng cụ) giữa các phòng ban hoặc giữa người cũ và người mới.
Yếu tố cần nhấn mạnh: Ghi rõ Số Serial/Mã tài sản và Tình trạng hiện tại (đang hoạt động/có hư hỏng).
Xem thêm: Checklist 20+ giấy tờ giao dịch bất động sản phổ biến nhất hiện nay
5 lưu ý vàng để biên bản giao nhận có giá trị pháp lý tuyệt đối
Việc lập biên bản giao nhận không chỉ là hình thức mà còn là quy trình xác lập trách nhiệm. Để biên bản của bạn có giá trị pháp lý cao nhất, hãy tuân thủ 5 nguyên tắc sau:
Đừng chỉ ghi chung chung là “bàn giao hồ sơ”. Một biên bản giao nhận tài liệu chuẩn phải liệt kê từng loại tài liệu, số lượng bản gốc, số lượng bản sao, số trang, và tình trạng vật lý của chúng. Việc này giúp tránh tranh chấp về sau nếu có sự thất lạc hoặc thiếu hụt.
Cả bên giao và bên nhận đều phải là người có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền hợp pháp. Đối với các văn bản quan trọng như bản giao nhận hồ sơ pháp lý hoặc chứng từ kế toán, cần có chữ ký của người đứng đầu bộ phận hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Chữ ký phải là chữ ký tươi, và có dấu (nếu là tổ chức).
Mọi nghiệp vụ biên bản giao nhận phải được xác định rõ ngày giờ, địa điểm cụ thể. Thời điểm này là mốc chính thức để chuyển giao trách nhiệm. Ví dụ: “Trách nhiệm bảo quản chứng từ được chuyển giao vào lúc 14h00 ngày 01/10/2025 tại Phòng Kế toán”.
Mục này rất quan trọng, đặc biệt trong các trường hợp biên bản bàn giao chứng từ có vấn đề. Nếu tài liệu bị rách, thiếu trang, hoặc không khớp với sổ sách, cần ghi rõ tình trạng và đề xuất hướng xử lý ngay trong biên bản.
Luôn lập biên bản giao nhận thành ít nhất 02 bản gốc có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để tiện lưu trữ và đối chiếu khi cần. Điều này áp dụng cho mọi hình thức từ biên bản giao nhận giấy tờ đến bien ban giao nhan ho so.
Tải mẫu biên bản giao nhận chuẩn (Word/PDF)
Để hỗ trợ quý vị trong công tác hành chính và kế toán, chúng tôi đã tổng hợp các mẫu biên bản giao nhận phổ biến nhất. Vui lòng tải về và tùy chỉnh để phù hợp với nghiệp vụ của đơn vị mình.